Word文档规范格式指南
掌握标准排版技巧，打造专业、统一的文档风格
一、为什么要规范Word文档格式？
规范的文档格式不仅能提升阅读体验，还能体现专业性和严谨性。无论是企业公文、学术论文还是项目报告，统一的格式有助于信息高效传递，避免误解，并符合各类评审或发布要求。
提示：良好的格式规范是职场基本素养之一，也是自动化处理（如生成目录、批量转换）的基础。
二、基础格式设置标准
- 纸张大小：一般使用A4（21cm × 29.7cm）
- 页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm（适用于正式公文）；普通文档可设为上下左右各2.5cm
- 页眉页脚：页眉距边界1.5cm，页脚距边界1.75cm；页码一般用阿拉伯数字，居中或外侧标注
- 文字方向：横向排版，特殊表格可使用纵向
三、字体与段落规范
统一的字体和段落设置是文档美观的关键。
- 正文字体：中文推荐“宋体”或“仿宋”，英文使用“Times New Roman”；字号一般为小四（12pt）
- 标题层级：
- 一级标题：黑体三号，加粗，居中
- 二级标题：黑体四号，加粗，左对齐
- 三级标题：楷体小四，加粗
- 段落行距：正文一般设置为1.5倍行距；段前段后间距可根据标题适当调整（如标题段后0.5行）
- 首行缩进：中文段落首行建议缩进2字符
四、目录与编号
长篇文档应包含自动生成的目录，便于导航。
- 使用“样式”功能定义各级标题，以便插入目录
- 目录应包含页码，右对齐引导符
- 章节编号建议使用多级列表，如“1.”、“1.1”、“1.1.1”结构
五、图表与公式排版
- 图表应有编号和标题，如“图1-1 系统架构图”，置于图表下方，居中
- 公式建议居中，编号右对齐，使用公式编辑器保持清晰度
- 所有图表应在正文中被引用说明
六、实用技巧
- 使用“样式”功能统一格式，避免手动设置
- 善用“导航窗格”查看文档结构
- 定期更新目录（右键目录 → 更新域）
- 保存为模板（.dotx）以便重复使用