一、字体设置基础
字体是文档最基础的视觉元素，正确的字体设置能让文档更具可读性和专业性。
1. 字体选择
在Word中，可以通过“开始”选项卡中的字体下拉菜单选择合适的字体：
- 中文常用字体：宋体（正式文档）、黑体（标题）、楷体（强调）、仿宋（公文）
- 英文常用字体：Times New Roman（学术论文）、Arial（现代简洁）、Calibri（Office默认）
2. 字号调整
字号决定了文字的大小，不同用途应使用不同字号：
- 正文：小四（12pt）或五号（10.5pt）
- 标题：根据层级使用三号（16pt）、四号（14pt）等
- 注释：小五（9pt）
3. 字体样式
通过加粗、倾斜、下划线等方式突出重点内容：
- 加粗：Ctrl+B，用于强调关键词
- 倾斜：Ctrl+I，用于引用或特殊术语
- 下划线：Ctrl+U，慎用，避免与超链接混淆
提示：保持全文档字体风格统一，建议正文字体不超过2种，避免杂乱。
二、段落格式设置
良好的段落格式能显著提升文档的可读性和专业度。
1. 对齐方式
Word提供四种基本对齐方式：
- 左对齐：最常用的对齐方式，符合阅读习惯
- 居中对齐：适用于标题、封面等
- 右对齐：常用于页眉页脚、日期等
- 两端对齐：使左右边缘整齐，适合正式文档
2. 缩进设置
合理缩进有助于区分段落层次：
- 首行缩进：中文文档传统格式，通常为2字符
- 悬挂缩进：参考文献列表常用
- 左/右缩进：用于引用块、代码段等
3. 行距与段距
适当的间距让文档呼吸感更强：
- 单倍行距：紧凑，适合空间有限时
- 1.5倍行距：推荐，平衡可读性与空间
- 多倍行距：如1.75倍，更宽松
- 段前/段后间距：建议设置段后间距（如6-12pt）替代空行
专业建议：正式文档推荐使用1.5倍行距，段后间距8pt，首行缩进2字符。
三、实用技巧与快捷键
掌握这些技巧可以大幅提升工作效率。
1. 样式功能
使用"样式"功能可以快速统一文档格式：
- 预设了标题1、标题2、正文等样式
- 可自定义样式并保存为模板
- F11键可快速打开样式窗格
2. 常用快捷键
- Ctrl+A：全选
- Ctrl+C/V/X：复制/粘贴/剪切
- Ctrl+Z/Y：撤销/重做
- Ctrl+Shift+C/V：格式刷（复制/粘贴格式）
- Ctrl+Enter：插入分页符
3. 格式刷使用
双击格式刷可以连续应用相同格式，再次点击或按Esc键退出。