在日常办公和公文写作中，正确的Word字体设置不仅体现了专业性，也是格式规范的基本要求。本文将详细介绍一般文件和公文写作中常用的字体标准，帮助您快速制作符合规范的正式文件。
核心提示：我国《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）对公文的字体、字号、行距等有明确规定，一般正式文件也应参照此标准执行。
一、通用公文格式标准
根据国家标准，正式公文的字体要求如下：
1. 正文部分
- 字体：仿宋_GB2312 或 仿宋
- 字号：三号（16磅）
- 行距：固定值28磅
- 对齐方式：两端对齐
2. 标题部分
- 一级标题：小标宋体，二号字，居中
- 二级标题：黑体，三号字
- 三级标题：楷体_GB2312 或 楷体，三号字
- 四级标题：仿宋_GB2312，三号字，加粗
3. 其他要素
- 发文字号：仿宋_GB2312，三号字
- 签发人：仿宋_GB2312，三号字
- 附件说明：仿宋_GB2312，三号字
- 成文日期：阿拉伯数字，仿宋_GB2312，三号字
- 页码：宋体，四号字，居中或外侧
如果系统中没有"仿宋_GB2312"字体，可以使用"仿宋"替代；没有"小标宋体"，可以使用"宋体"替代，但需加粗。
二、企业/单位内部文件建议
对于非正式公文的一般性文件，可适当简化要求：
1. 常用推荐设置
- 正文字体：宋体、仿宋或微软雅黑
- 正文字号：小四（12磅）或四号（14磅）
- 行距：1.5倍行距或固定值20-24磅
- 标题字体：黑体、微软雅黑或宋体加粗
- 标题字号：比正文字号大1-2号
2. 不同文件类型建议
- 报告/总结：正文仿宋三号，标题黑体二号
- 通知/函件：正文仿宋三号，标题小标宋体二号
- 内部纪要：正文宋体小四，1.5倍行距
- 方案/计划：正文仿宋三号，多级标题区分明显
三、字体设置操作步骤
在Word中设置字体的方法：
- 选中需要设置的文字
- 在"开始"选项卡的"字体"组中选择字体和字号
- 点击"段落"组右下角的小箭头，设置行距为"固定值"28磅
- 对于标题，可使用"样式"功能统一管理
- 建议将常用格式保存为模板，方便重复使用
重要提醒：发送文件前，请确认接收方的电脑是否安装了特殊字体。如不确定，建议将文件另存为PDF格式，或使用通用字体（如宋体、黑体、微软雅黑）。
四、常见问题解答
Q：为什么一定要用仿宋字体？
A：仿宋字体笔画均匀，清晰易读，是国家规定的公文标准字体，具有正式性和规范性。
Q：可以使用微软雅黑吗？
A：在非正式公文中可以使用。微软雅黑是屏幕显示效果较好的无衬线字体，适合电子文档阅读。
Q：标题是否必须加粗？
A：一般需要加粗以突出层级。一级标题通常不加粗（小标宋体本身较粗），二级及以下标题建议加粗。
Q：行距为什么是28磅？
A：这是国家标准规定的固定值，既能保证阅读舒适度，又能控制文档篇幅，便于归档管理。