在多人协作编辑Word文档时,为了清晰地追踪谁做了哪些修改,Word提供了“修订”功能。启用后,所有增删改内容都会以特殊标记形式显示,便于后续审阅和确认。
一、开启修订模式
- 打开你的Word文档。
- 点击顶部菜单栏的【审阅】选项卡。
- 点击【修订】按钮(通常为高亮状态即表示已开启)。
- 此时你对文档所做的任何修改(如插入文字、删除内容、格式调整)都会被自动标记。
二、查看修改痕迹
开启修订后,Word会用不同颜色标注每位用户的修改:
- 插入的文字:通常带有下划线,并使用作者专属颜色。
- 删除的文字:会显示为删除线,或出现在右侧批注区域(取决于设置)。
- 可在【审阅】选项卡中选择“简单标记”、“所有标记”、“无标记”或“原始状态”来切换显示方式。
三、接受或拒绝修改
- 在【审阅】选项卡中,使用【接受】或【拒绝】按钮逐条处理修改。
- 也可以点击下拉箭头,选择“接受所有更改”或“拒绝所有更改”批量操作。
四、注意事项
- 每位协作者应使用不同的用户名(可在【文件】>【选项】>【用户信息】中设置),以便区分修改来源。
- 修订模式不会影响原文档内容,直到你主动“接受”更改。
- 保存文档后,修订痕迹也会被保留,方便后续继续审阅。
通过合理使用Word的修订功能,可以大幅提升团队协作效率,确保文档修改过程透明、可追溯。